Qu’est-ce qu’un organisateur de voyage ? | Tout ce qu’il faut savoir
Le digital nomadisme est en perpétuelle évolution, et voit son panel continuer de s’enrichir. Le contexte sanitaire récent a favorisé cela d’autant plus. Et, comme pour beaucoup de secteurs d’activité, il y a un avant et un après-pandémie Covid 19. Le tourisme n’y a pas échappé. Ainsi, même à l’arrêt, ce domaine a vu se développer le métier de travel planner.
Que signifie cette expression et quelles sont ses particularités ? Tu te demandes quelle est la différence entre une agence et un coach de voyage ? C’est ce que nous allons t’expliquer immédiatement dans la suite de cet article !
Découverte d’une profession émergente : travel planner
Sa mission : la préparation d’un voyage sur mesure
Le terme « travel planner » vient de l’anglais et se traduit littéralement par « planificateur de voyage ». Tout comme le « wedding planner » organise des mariages ; le « travel planner », lui, organise des voyages.
Le principe est le même : un événement personnalisé et unique. Un seul objectif : répondre aux attentes du client. C’est le compromis parfait pour celui qui souhaite préparer son séjour, mais qui n’a pas le temps, ou qui ne sait pas comment s’y prendre. À la clé : une prestation sur mesure, avec la maîtrise du programme et du budget.
Son implication : en relation étroite avec son client
La proximité entre le travel planner et son client est le socle de cette activité. Le rapport est basé sur l’échange et l’écoute. Ainsi, le spécialiste fait ses recherches en fonction des désirs de son interlocuteur. Puis, il lui communique toutes les informations, y compris les montants de chaque réservation (logement, voiture, excursions, etc.). En effet, aucune transaction n’est effectuée par le coach de voyage. Légalement, il n’est pas autorisé à faire d’opérations de location pour un tiers. Ce qui permet au client de garder un certain contrôle sur le choix du déroulé du séjour. Tout comme cela oblige le professionnel à communiquer les tarifs réels. Ce qui fait la particularité de ce binôme qui doit travailler en toute transparence.
Aussi, le point fort de ce type d’association est l’interaction. De manière générale, la communication ne s’arrête pas au moment où le voyage débute… Les échanges peuvent être encore présents au cours du séjour, et même après. L’expert peut apporter des solutions à distance s’il y a des soucis ou des questions. Tout est possible en fonction de ce qui est convenu au départ.
Son indépendance : sur le statut comme sur les partenaires
Le travel planner est un travailleur indépendant. Souvent un autoentrepreneur en freelance. Il maîtrise donc ses horaires et peut être davantage flexible que d’autres acteurs du tourisme. Cela offre un espace de dialogue plus large (avant, pendant et après le périple).
En théorie, il n’a pas d’affiliation commerciale ; contrairement aux agences de voyages.
Ce qui élargit le champ de recherches des prestations proposées, et garantit une neutralité concernant les tarifs. En principe, les propositions du coach ne sont pas liées à des partenariats rémunérés. Elles sont personnalisées et répondent aux envies de son client.
Différence entre un agent de voyage et un travel planner : 4 points clés
1) La formation
La plupart des agents de voyage ont effectué un BTS tourisme, un BTS généraliste avec des spécialités autour du tourisme, ou une Licence pro métiers du tourisme.
Devenir travel planner ne nécessite pas d’avoir un diplôme en poche pour se lancer. En réalité, « tout le monde » peut le faire. La clé étant, à minima, d’être spécialiste dans une destination et de vouloir partager cette connaissance. Ensuite, une bonne communication est préférable. Être à l’écoute est primordial. Puis, savoir synthétiser et avoir une certaine organisation est appréciable. C’est un rôle de conseiller avant tout !
En tant que travailleur indépendant, il possède des capacités de gestionnaire. De même que des aptitudes commerciales pour trouver et fidéliser ses prospects.
Enfin, pour parfaire ses offres, il effectue une veille régulière et se tient au courant de l’actualité du tourisme et de la concurrence.
2) L’investissement
En tant qu’autoentrepreneur, le travel planner est davantage libre dans son cadre de travail que l’agent de voyage (horaires, lieux, choix des prestations, tarification, etc.). Également, la relation qui s’instaure entre les différents interlocuteurs ne répond pas aux mêmes attentes. Pour certains, quitte à payer plus cher, il est plus rassurant de passer par une agence pour avoir un circuit rodé, déjà réglé en totalité, couvert par d’éventuelles assurances, avec des professionnels du tourisme déjà connus. Pour d’autres, les précieux conseils, les informations personnalisées, l’éventail de propositions plus large, et la connaissance du terrain du travel planner sont appréciés. C’est souvent la convivialité et la sincérité du lien avec le coach qui l’emporte sur le côté formel et onéreux d’une agence.
3) Les propositions touristiques
Côté agence, les offres sont souvent « passe-partout ». Elles se renouvellent peu et affichent une vision standardisée du voyage. Les suggestions sont issues de catalogues ou de brochures. Cela laisse peu de place à la création ou à la personnalisation. De plus, l’agent de voyage est limité dans son spectre de recherches puisqu’il est lié à des partenaires commerciaux. Il propose alors en priorité les fournisseurs qui lui rapportent de l’argent. Ce qui le différencie totalement du travel planner qui lui, présente ce qui est intéressant sur le marché pour son client. Il planifie un itinéraire sur mesure, sélectionne des hébergements, choisit des billets, suggère des excursions, aide à la réservation, en fonction des critères donnés au départ (budget, durée, envies, condition physique, etc.). En tant qu’expert, il est en mesure de fournir des bons plans, des lieux incontournables, et des conseils sur les différents services sur place. Enfin, il crée un carnet de voyage adapté et totalement personnalisé, où tout est réuni (liens de réservation, adresses, numéros de téléphone, itinéraires, planning, etc.).
Puis, selon les dispositions prévues entre les intervenants, il effectue un suivi et reste joignable en cas de soucis.
En d’autres termes, quand l’agent de voyage est plutôt un vendeur à proprement parler ; le travel planner est, quant à lui, essentiellement un guide.
4) Les tarifs
Maintenant, tu te demandes sûrement combien ça coûte tout ça ?
Et bien concernant les agences de voyages c’est assez classique et souvent la même formule depuis des années. Elles ont deux sources de rémunération. D’une part, elles distribuent les produits des tour-opérateurs, et récupèrent une commission en contrepartie. D’autre part, elles comptent des frais à leurs clients lors de chaque opération (frais de dossier, annulation, modification, etc.).
De son côté, le « road trip organiser », en tant qu’indépendant, facture une prestation. En effet, il ne vend pas un voyage en tant que tel, puisque c’est le client lui-même qui paie directement chacune de ses réservations. La plupart du temps, si vous souhaitez devenir travel planner indépendant, vous fonctionnez au forfait. Celui-ci est souvent calculé par rapport au nombre de jours de voyages à planifier. Le montant journalier varie ensuite en fonction des professionnels et de la mission (compter en moyenne de 20 à 45 euros par jour).
Rencontre entre les différents secteurs du tourisme
Pour faire simple : à la base nous avons le tour opérateur qui est un créateur de voyages. Les agences travaillent avec eux, négocient les prix afin d’être concurrentielles tout en percevant leur rétribution ; ce sont des vendeurs de voyage. Enfin, il reste le travel planner qui propose une expérience unique au meilleur prix, c’est l’organisateur de voyage.
Au fur et à mesure du temps, il s’avère que de plus en plus d’agences font appel au travel planner comme sous-traitants. Ainsi, elles peuvent proposer des expériences qui sortent des sentiers battus et satisfaire une autre clientèle.
De même, la capacité d’action de chacun s’étend toujours plus.
Tu peux faire appel à des spécialistes (indépendants ou agences) pour organiser :
- – ton enterrement de vie de jeune fille ou garçon ;
- – ta lune de miel ;
- – une team building ;
- – un voyage d’affaires.
Le principe est le même : les recherches et le projet se font en fonction du budget et des envies du client. Puis à la fin, un carnet de voyage est établi avec la liberté et l’autonomie de modifier soi-même et sans frais si besoin.
On voit également se développer le métier de chargés de voyages d’affaires (ou travel manager). Son rôle est d’organiser et gérer les déplacements ou business trip au sein d’une entreprise. Souvent, des partenariats se mettent en place avec des enseignes (hôtels, locations de voiture, restaurants) afin de faciliter les échanges et les dépenses.
Ce qu’il faut retenir de la différence travel planner et agence de voyages
En définitive, comme pour beaucoup, le milieu du tourisme évolue sans cesse avec l’ère du numérique et de la digitalisation. Il voit des fonctions émerger et élargit toujours davantage ses propositions (comme l’illustre cet article sur le digital nomad). Le désir d’indépendance et de liberté a fait naître le métier de travel planner. Alors si toi aussi tu souhaites vivre une expérience personnalisée, unique, au meilleur prix, en ne faisant aucune recherche, avec une facilité dans les échanges et un suivi… N’hésite plus et fonce !
Dernière info : on connaît une spécialiste en la matière… Tu peux prendre contact avec Eva par ici pour en savoir plus 😎
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